jährliche Einsparung von 2.920€ durch Einsatz einer Kuvertiermaschine

Neben Basics aus dem Ideenmanagement und die Betrachtung von Abläufen möchten wir hier regelmäßig Vorschläge aus der Praxis vorstellen. Dabei beschreiben wir zunächst die Situation vor Umsetzung des Vorschlages, sowie nach Umsetzung des Vorschlages. Neben allgemeinen weiterführenden Gedanken zum Vorschlag, zeigen wir anhand einer Beispielrechnung welche Einsparungen sich daraus für das Unternehmen ergeben.

Die Berechnung der Prämiensumme lassen wir außen vor, da sich diese je nach Unternehmen und Prämienmodell unterscheiden kann. Sollten Sie auch ein Interessantes Beispiel für unsere Vorschläge aus der Praxis haben, dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

Drucken, Sortieren, Kuvertieren, Frankieren vor dem Verbesserungsvorschlag

KuvertiermaschieneDie ausgehenden Rechnungen des betrachteten Betriebes werden täglich gedruckt, sortiert, kuvertiert und anschließend frankiert. Für die ca. 75 Ausgangsrechnungen pro Tag ist ein Mitarbeiter eine Stunde beschäftigt. Dabei teilt sich diese Stunde wie folgt auf:

  • 15 Minuten Drucken der Rechnungen
  • 10 Minuten sortieren nach Kunden
  • 30 Minuten Kuvertieren
  • 5 Minuten Frankieren (Frankierautomat)

Bei einem Stundensatz von 30,00€ und 220 Arbeitstagen pro Jahr ergeben sich Kosten von insgesamt 6.600,00€ für das Drucken, Sortieren, Kuvertieren und Frankieren der Ausgangsrechnungen. Den Löwenanteil macht hierbei das Kuvertieren mit Kosten von alleine 3.300,00€ aus. Für den Mitarbeiter war dies der Ansatz einen Verbesserungsvorschlag einzureichen um die Zeit des Kuvertierens zu minimieren und dadurch Kosten für das Unternehmen zu sparen.

Einsparungen von jährlich 2.920,00€ durch den Einsatz einer Kuvertiermaschine

Der Vorschlag des Mitarbeiters zielte darauf ab eine Kuvertiermaschine anzuschaffen, welche den Arbeitsgang des zeitaufwendigen Handkuvertierens übernimmt. Bei Einsatz einer solchen Maschine ist diese nur mit den Rechnungen und leeren Briefumschlägen zu bestücken, das Kuvertieren geschieht vollautomatisch. Hierdurch kann sich der bisher zuständige Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren. Anstatt die sortierten Rechnungen erst zur Seite zulegen um diese im Anschluss zu Kuvertieren, können diese direkt in die Maschine eingelegt werden und werden Kuvertiert während der Mitarbeiter die nächsten Rechnungen vorsortiert.

Durch den Einsatz der Kuvertiermaschine kann somit täglich Arbeitszeit von 30 Minuten eingespart werden. Was bei 220 Arbeitstagen und einem Stundensatz von 30,00€ eine Gesamteinsparung von 3.300,00€ bedeutet. Dem gegenüberzustellen ist der Invest in eine Kuvertiermaschine. Wobei für den hier beschriebenen Arbeitsaufwand das kleinste Modell mit 900 Kuvertierungen pro Stunde ausreicht. Ein Modell was diese Anforderungen erfüllen würde ist die SI 1000, dieses Gerät kann bis zu 15 Briefe pro Minute Kuvertieren.

Der Anschaffungspreis liegt bei zirka 1.900,00€. Legt man diesen auf eine Nutzungsdauer von fünf Jahren um entspricht dies jährlichen Kosten von 380,00€, welche von den Einsparungen noch abzuziehen sind. Hierdurch ergibt sich eine Gesamteinsparung für das Unternehmen in Höhe von 2.920,00€ – 3.300,00€ (Einsparung Arbeitszeit) – 380,00€ (Invest Kuvertiermaschine).

weitere Gedanken zum Verbesserungsvorschlag

Dieser Vorschlag zeigt wie mit einfachen Mitteln beziehungsweise Anpassungen von bestehenden Prozessen mehrere tausend Euro pro Jahr eingespart werden können. Bei der Berechnung der Einsparungen ist dabei noch nicht das Einsparungspotential vollkommen ausgeschöpft. Einmalige Werbeaktionen wie das Versenden von Werbeflyern oder Einladungsschreiben zu Messen sind hierbei noch nicht berücksichtigt.

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